Bedingter Text in Word

Wer intensiv mit FrameMaker gearbeitet hat, hat vermutlich die dort vorhandene Funktion des bedingten Texts schätzen gelernt: Textblöcken (einschließlich Tabellen und Tabellenzeilen) kann eine Bedingung zugewiesen werden, die dann gezielt je nach Zieldokument ein- oder ausgeblendet wird. So lassen sich beispielsweise für die Ausgabe auf Papier und für das Internet an einzelnen Stellen unterschiedliche Texte einblenden. Vorteilhaft ist dies auch, wenn mit einer Quelle verschiedene Varianten ein und desselben Dokuments erstellt werden sollen, beispielsweise die Betriebsanleitung für Anlage XYZa und XYZb. Bei allen Problemen (siehe Suchprobleme in FrameMaker) funktioniert das auch ganz gut.

In WinWord gibt es nichts vergleichbares. Wir haben uns schon vor Jahren eine Behelfslösung erstellt, die wir gelegentlich noch immer einsetzen (eigentlich haben wir WinWord als Werkzeug für Aufgaben, in denen bedingter Text benötigt wird, durch FrameMaker abgelöst). Ohne jede Garantie und Gewährleistung stellen wir das Werkzeug hier zur freien Verfügung. Es ist im Prinzip selbsterklärend, dennoch gibt es ein erklärendes PDF-Dokument dazu. BedText läuft stabil und erfüllt seine Funktion.

Funktionsprinzip

Text, der abhängig von bestimmten Bedingungen ein- und ausgeschaltet werden soll, wird von Textmarken umklammert. Diese werden von WinWord nicht mit ausgedruckt oder sonst ausgegeben, erlauben aber den gezielten Zugriff auf den Text. Somit kann der Text gezielt auf unsichtbar oder sichtbar gesetzt werden.

Bedienoberfläche

Im WinWord-Menü erscheint ein zusätzlicher Menüpunkt: Bedingter Text. Darunter gibt es folgende Einträge:

Festlegen: Weist dem aktuell markierten Text ein Bedingungsformat zu. Das Bedingungsformat können Sie in einem Dialogfenster auswählen bzw. ein neues anlegen. Anzeigen: In einem Dialogfenster können Sie unter den vorhandenen Bedingungsformaten auswählen, welche aktuell angezeigt und welche ausgeblendet werden sollen. Rot hervorheben: Alle Texte mit einer Bedingung werden rot hinterlegt. Eine bestehende andersfarbige Hinterlegung wird dabei überschrieben. Somit sind bedingte Texte leicht aufzufinden. Rot zurücknehmen: Von allen mit einer Farbe hinterlegten bedingten Texten wird die farbliche Hinterlegung entfernt (egal welche Farbe es vorher war). Diese Funktion ist natürlich dazu gedacht, die Wirkung der Funktion "Rot hervorheben" zurückzunehmen. Loeschen: Das aktuelle Dokument wird unter neuem Namen gespeichert und anschließend werden alle ausgeblendeten bedingten Texte gelöscht. Das neue Dokument dient ausschließlich als Basis für die Ausgabe (z.B. Druck, Konvertierung nach HTML etc.), sollte jedoch nicht weiter bearbeitet werden, da es nicht mehr alle Informationen des Quelldokuments enthält. Das "gelöschte" Dokument wird insbesondere benötigt, wenn Sie Tabellen bedingen: Von einer bedingten Tabelle würde immer das leere Tabellengerüst stehen bleiben, nur der Text ausgeblendet. Im "gelöschten" Dokument ist tatsächlich die gesamte Tabelle gelöscht.

Bedienung

Text bedingen

Markieren Sie den als bedingten Text zu formatierenden Text (Mindestlänge: 2 Zeichen) und wählen |- Bedingter Text | Festlegen -|.

Achten Sie darauf, dass sich Bedingungsformate nicht überschneiden, also einem Text verschiedene Bedingungen gleichzeitig zugewiesen werden. Das Ergebnis des Ein-/Ausblendens wäre zufällig und nicht steuerbar.

Text ent-bedingen

Stellen Sie sicher, dass der Text sichtbar und nicht rot markiert ist. Anschließend löschen Sie die bedingende Textmarke: In den Text klicken, |- Einfügen | Textmarke | Löschen -|.

Installation

BedText ist eine WinWord-Vorlagendatei (BedText.dot). Sie können diese Datei irgendwo speichern, sinnvoll ist jedoch das Verzeichnis \Vorlagen Ihrer Office-Installation. Binden Sie die Datei in WinWord ein über |- Extras | Vorlagen und Add-ins | [Hinzufügen] -| ein.
(In Zukunft erscheint die Datei dann in der Liste "Globale Dokumentenvorlagen und Add-ins" und muss gegebenenfalls nur noch markiert werden.)

Alternativ können Sie sich die Datei BedText.dot in das Startup-Verzeichnis Ihrer Word-Installation legen (z.B. *\programme\*\Office*\Startup), dann wird es beim Start automatisch geladen.

Lizenz und Download

BedText ist ein Satz an VBA-Makros, der ab sofort der GNU General Public Licence (GPL) untersteht. BedText funktioniert unter Microsoft Word 97 und 2000 (getestet), sollte aber auch unter jeder höheren Version problemlos arbeiten. Eine Weiterentwicklung ist nicht mehr geplant.

Klicken Sie hier zum Download von BedText.

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